[étude] Quel avenir pour les instruments de recherche au format EAD produits avec le logiciel Access to Memory (AtoM)?

Le logiciel AtoM permet la production d’instruments de recherche pour décrire des fonds d’archives au format XML-EAD (Encoded Archival Description), conformes au modèle ISAD(g), norme international de description archivistique.

Un logiciel libre d’appropriation facile

Développé avec le soutien du Conseil international des archives, il s’agit d’un logiciel libre d’une grande facilité d’utilisation car il permet la saisie sous la forme de formulaires, sans recours direct au format XML. Il est donc facile à prendre en mains, sans formation technique ou archivistique avancée. Interopérable, il permet l’import et l’export sous une diversité de formats.

Ces caractéristiques en font un outil prisé pour la mise en place d’inventaires et la production d’instruments de recherche dans le cadre d’un projet ou d’un laboratoire. Le GIS Moyen-Orient et mondes musulmans a ainsi mis en place l’instance Defter, destinée à réaliser le recensement des fonds d’archives et de manuscrits conservés en France dans des lieux de conservation de types très hétérogènes (bibliothèques, musées, archives, associations). C’est également l’outil utilisé par le projet OpenJerusalem. Plusieurs instances sont actuellement hébergées par l’IR* Huma-Num.

Un outil privilégié pour un signalement collaboratif, associant chercheurs et professionnels de la documentation?

Le consortium DISTAM a identifié cet outil comme un moyen possible d’accélérer le signalement de fonds intéressants les recherches aréales. Ces derniers sont difficiles à cataloguer en raison de leur complexité linguistique. L’enquête Digital Maghreb, consacrée aux fonds pour l’étude du Maghreb, a ainsi souligné que plus d’un tiers des fonds identifiés ne sont pas catalogués. L’hypothèse retenue était de mettre en place un circuit de production, associant la production d’inventaires à l’aide d’AtoM, avec l’aide de chercheurs, susceptibles d’être ensuite pris en charge par des professionnels de la documentation pour assurer leur intégration et leur enrichissement dans les catalogues nationaux, comme le Catalogue des archives et manuscrits de l’Enseignement supérieur (Calames), administré par l’Agence Bibliographique de l’enseignement supérieur. Des circuits de production de ce type ont ainsi été explorés par les bibliothèques du Réseau des Écoles françaises à l’étranger.

Les enseignement de l’étude: des limitations fonctionnelles, une fragilité technique, un écosystème réduit

En 2021-2022, en coordination avec le groupe de préfiguration de DISTAM, le GIS MOMM a ainsi commandé une étude technique et fonctionnelle sur la viabilité du logiciel AtoM aux sociétés Six&Dix et l’Informatique communicante.

L’étude souligne l’obsolescence technique à court terme du logiciel, les limites de l’intéropérabilité du modèle EAD utilisé par l’outil. Elle esquisse des scénarios d’usage à court et moyen terme et explore les modalités de gouvernance du logiciels pour identifier les possibilités d’évolution de l’outil.

Le rapport définitif est rendu public par le consortium DISTAM pour que les différents utilisateurs de la plate-forme prennent connaissance de ces analyses et puissent se coordonner pour définir une action commune. Une journée de restitution et d’échange autour de l’étude sera organisée le 21 avril 2023 à Paris, dans les locaux de l’INHA.